Why organizations do not use the information obtained during auditing for improvement – identifying the reasons

• Autorzy: Ligarski Mariusz

Identyfikatory

DOI

10.29119/1641-3466.2024.194.14

• Języki publikacji: EN

Abstrakty

EN

Purpose: The aim of the article is to examine the reasons why organizations do not use the information obtained in the audit process. Design/methodology/approach: For the realization of the work we used the results of our own research of organizations that have certified quality management systems for compliance with the requirements of ISO 9001. The information obtained relates to organizations operating in the territory of Poland. Findings: Organizations conducting quality management system audits acquire a variety of information that should be used for management purposes. Some organizations have serious problems with acquiring data and processing it, and using the information for decision-making and improvement-oriented activities. The paper identifies 10 potential reasons why organizations do not use information from the audit process. A comparison was made between the causes found in internal and external audits. An analysis of each of the identified causes was carried out, paying attention to their origins. Attention was paid to the connections between the causes. Directions for eliminating problems were indicated. Practical implications: The results obtained have practical application. Organizations with an awareness of the causes of problems are able to take, both corrective action and preventive action. In the first case, it is about taking corrective actions to existing problems. In the second case, it is about preventive actions, which should prevent a problem from arising. Social implications: The results obtained have social implications. They draw attention to the need to build a pro-quality and improvement-oriented awareness. Originality/value: The article for the first time identifies the causes of problems arising in organizations in the context of the use of audit information. Attention is paid to the mechanism of disorders and ways to eliminate them are indicated. The article is especially recommended to the top management of organizations that conduct system audits.

Słowa kluczowe

EN

audit; information management; quality management system; improvement

PL

rewizja; zarządzanie informacją; system zarządzania jakością; poprawa

• Wydawca: Wydawnictwo Politechniki Śląskiej
• Czasopismo: Zeszyty Naukowe. Organizacja i Zarządzanie / Politechnika Śląska
• Rocznik: 2024
• Tom: z. 194
• Strony: 245--258
• Opis fizyczny: Bibliogr. 40 poz.

Twórcy

autor

Ligarski Mariusz

• Politechnika Śląska, Wydział Organizacji i Zarządzania, Katedra Ekonomii i Informatyki

• https://orcid.org/0000-0002-5754-2324

Bibliografia

• 1. Abuazza, O.A., Labib, A., Savage, B.M. (2019). Development of an auditing framework by integrating ISO 9001 principles within auditing. International Journal of Quality & Reliability, 37(2), 328-353.
• 2. Alic, M., Rusjan, B. (2010). Contribution of the ISO 9001 internal audit to business performance. International Journal of Quality and Reliability Management, 8, 916-937.
• 3. Claver, E., Tari, J.J. (2013). Levels of quality management in certified firms. TQM & Business Excellence, 4(9), 981-998.
• 4. Ejdys, J. (2011). Model doskonalenia znormalizowanych systemów zarządzania oparty na wiedzy. Białystok: Wyd. Politechniki Białostockiej.
• 5. Francis, J.R. (2011). A Framework for understanding and researching audit quality. Auditing: A Journal of Practice & Theory, 30(2), 125-152.
• 6. Golińska, E. (2019). Skuteczna komunikacja w procesie audytu wewnętrznego. Marketing i Rynek, 11, 55-62.
• 7. Grudowski, P. (2010). Projektowanie nadzorowanie i doskonalenie systemu jakości według normy PN-EN ISO 9001:2009 w oparciu o podejście procesowe. Gdańsk: ODDK.
• 8. Grzesiak, L. (2021). Kapitał ludzki jako czynnik skuteczności audytu wewnętrznego. Łódź: Wyd. Uniwersytetu Łódzkiego.
• 9. Hernandez, H. (2010). Quality audit as a driver for compliance to ISO 9001:2008 standards. The TQM Journal, 4, 454-466.
• 10. Jedynak, P. (2007). Ocena znormalizowanych systemów zarządzania jakością Instrumenty i uwarunkowania wartości. Kraków: Wyd. Uniwersytetu Jagiellońskiego.
• 11. Jedynak, P. (Ed.) (2004). Audyt w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Kraków: Księgarnia Akademicka.
• 12. Kreier, E., Łuczak, J. (1998-2002). Łatwy i skuteczny sposób uzyskania certyfikatu ISO 9000. Poznań: Forum.
• 13. Książek, D., Ligarski, M.J. (2020). Badania oddziaływania rozwiniętego systemu zarządzania jakością na doskonalenie wyrobu i procesu na przykładzie finalistów Polskiej Nagrody Jakości. Gliwice: Wyd. Politechniki Śląskiej.
• 14. Lenning, J., Gremyr, I., Raharjo, H. (2022). What contributes to auditee satisfaction in external ISO 9001 audits? The TQM Journal, 34(6), 1877-1895.
• 15. Ligarski, M.J. (2007). Ocena systemu zarządzania jakością - wyniki badań. Towaroznawcze Problemy Jakości, 4(13), 25-35.
• 16. Ligarski, M.J. (2010). Podejście systemowe do zarządzania jakością w organizacji. Gliwice: Wyd. Politechniki Śląskiej.
• 17. Ligarski, M.J. (2012). Problem identification method in certified quality management systems. Quality & Quantity, 46, 315-321.
• 18. Ligarski, M.J. (2014). Diagnoza systemu zarządzania jakością w polskich organizacjach. Problemy Jakości, 5, 14-22.
• 19. Ligarski, M.J. (2015). Dobór i przygotowanie kandydatów do pełnienia funkcji audytora jakości - analiza krytyczna. Systemy wspomagania w inżynierii produkcji Jakość i bezpieczeństwo, 3(12), 99-108.
• 20. Ligarski, M.J. (2018a). Istota audytu i jego rola w systemie zarządzania jakością. In: R. Knosala (Ed.), Innowacje w zarządzaniu i inżynierii produkcji, t. 2 (pp. 261-271). Opole: Oficyna Wyd. Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją.
• 21. Ligarski, M.J. (2018b). Methodology of problem analysis in the quality management system with the use of systems approach. Manage. Syst. Prod. Eng., 26(3), 157-161.
• 22. Ligarski, M.J. (2020). Zagrożenia dotyczące audytowania systemu zarządzania jakością w dobie Przemysłu 4.0. In: A. Michna, J. Kaźmierczak (Eds.) Przemysł 4.0 w organizacjach. Wyzwania i szanse dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (pp. 161171). Warszawa: CeDeWu.
• 23. Lisiecka, K., Czyż-Gwiazda, E., Lisiecka-Biełanowicz, M. (2017). Kompetencje w certyfikowaniu i audytowaniu systemów zarządzania jakością produktów. Katowice: Wyd. Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach.
• 24. Łuczak, B., Kuklińska, D. (2007). Audyty i audytowanie Jak sprawić by przynosiły jeszcze więcej korzyści. Poznań: Wyd. Wyższej Szkoły Bankowej.
• 25. Matuszak-Flejszman, A. (Ed.) (2010). Audit narzędziem utrzymania i doskonalenia znormalizowanych systemów zarządzania. Poznań: Polskie Zrzeszenie Inżynierów i Techników Sanitarnych.
• 26. Okwiri, O.A. (2013). ISO 9001 quality management system audit as an organizational effectiveness evaluation tool. International Journal of Information Technology and Business Management, 20(1), 15-29.
• 27. Pacana, A., Stadnicka, D. (2006). Wdrażanie i auditowanie systemów zarządzania jakością zgodnych z normą ISO 9001:2000. Rzeszów: Wyd. Politechniki Rzeszowskiej.
• 28. Pacana, A., Stadnicka, D. (2017). Nowoczesne systemy zarządzania jakością zgodne z ISO 9001:2015. Rzeszów: Wyd. Politechniki Rzeszowskiej.
• 29. Penini, G., Carmeli, A. (2010). Auditing in organizations: A theoretical concept and empirical evidence. System Research and Behavioral Science, 27(1), 37-59.
• 30. Pivka, M. (2004). ISO 9000 value-added auditing. TQM & Business Excellence, 15(3), 345353.
• 31. PN-EN ISO 9000:2015 Systemy zarządzania jakością Podstawy i terminologia.
• 32. PN-EN ISO 9001:2015 Systemy zarządzania jakością. Wymagania.
• 33. Rogala, P. (2017). Etyka zawodowa audytorów wewnętrznych - studium przypadku. Problemy Jakości, 3, 17-20.
• 34. Russell, J.P. (2007). Know and follow ISO 19011’a auditing principles. Quality Progress, 40(2), 29-34.
• 35. Sampaio, P., Saraiva, P., Rodrigues, A.G. (2009). ISO 9001 certification research: questions, answers and approaches. International Journal of Quality and Reliability Management, 1, 38-58.
• 36. Sun, J., Liu, G. (2011) Client-specific litigation risk and audit quality differentiation. Managerial Auditing Journal, 26(4), 300-316.
• 37. Szkiel, A. (2023). Ocena skuteczności procesu audytów wewnętrznych z wykorzystaniem metody ABCD Suzuki. Problemy Jakości, 1, 9-18.
• 38. The ISO Survey 2022. Retrieved from: http://www.iso.org, 17.01.2024.
• 39. The ISO Survey. Retrieved from: http://www.iso.org, 15.01.2024.
• 40. Wojciechowski, P. (2020). Znaczenie audytów w systemach zarządzania jakością. Zeszyt Naukowy Wyższej Szkoły Zarządzania i Bankowości w Krakowie, 56, 28-39.