Usprawnienie obiegu dokumentów w administracji publicznej

• Autorzy: Wornalkiewicz Władysław

Identyfikatory

DOI

10.54264/0102

Warianty tytułu

EN

Improving document flow in public administration

• Języki publikacji: PL

Abstrakty

PL

Zaprezentowano komputerowy system zarządzania dokumentami (PROTON) w przykładowym urzędzie miasta i gminy. W celu wyłonienia usprawnień tego systemu zasięgnięto opinii użytkowników poprzez przeprowadzenie ankiety. Zebrane sugestie stanowią bazę do dalszej implementacji eksploatowanego PROTON-u, służącego do obsługi pism w układzie zgodnym z wytycznymi Instrukcji Kancelaryjnej. Przebieg prowadzenia dokumentacji prowadzony jest w formie elektronicznej tzw. EZD, jak i papierowej, częściowo wspomagany techniką IT. Ponadto podano dane terytorialne Gminy i scharakteryzowano inne systemy informatyczne pomocne w pracy wydziałów opisywanego Urzędu. Monitorowanie przepływu dokumentów odbywa się poprzez Biuro Obsługi Klienta. W opracowaniu podkreślono konieczność nowelizacji dogodności stosowanego systemu PROTON. Ponadto wskazano na obciążenie finansowe jakie ponosi Urząd przy hybrydowym tj. elektronicznym lub tradycyjnym ewidencjonowaniu przebiegu spraw i archiwizacji dokumentacji. Wyszczególnione korekty dają podstawę do właściwej implementacji oprogramowania PROTON-u.

EN

A computer document management system (PROTON) was presented in an exemplary city and commune office. The users’ opinions were sought through a survey with a view to identify improvements to this system. The suggestions collected constitute the basis for further implementation of the PROTON system in use. PROTON is used to handle letters in a system consistent with the guidelines of the Office Instruction. The documentation is handled both in electronic form, the socalled EZD, and paper form, partially supported by IT technology. In addition, the territorial data of the Commune were provided. Other IT systems supporting the work of the departments of the described Office were characterized. The Customer Service Office is the entity that monitors the flow of documents. The need to amend the convenience of the PROTON system used is emphasized. Furthermore, the financial burden borne by the Office in the case of hybrid, i.e. electronic or traditional, recording of the course of cases and archiving of documentation is indicated. The specified corrections provide the basis for the proper implementation of the PROTON software.

Słowa kluczowe

PL

elektroniczne zarządzanie dokumentami; instrukcja kancelaryjna; implementacja systemu PROTON

EN

electronic document management; office instruction; PROTON system implementation

• Wydawca: Wydawnictwo Wyższej Szkoły Technicznej w Katowicach
• Czasopismo: Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Technicznej w Katowicach
• Rocznik: 2024
• Tom: T. 19
• Strony: 95--116
• Opis fizyczny: Bibliogr. 28 poz., rys., tab.

Twórcy

autor

Wornalkiewicz Władysław

• Akademia Nauk Stosowanych - Wyższa Szkoła Zarzadzania i Administracji w Opolu

• https://orcid.org/0009-0007-2241-262X

Bibliografia

• [1] Kudaś P., Rozpoznanie możliwości udoskonalenia przepływu dokumentów (na przykładzie Urzędu Miasta i Gminy w Krapkowicach), Akademia Nauk Stosowanych Wyższa Szkoła Zarządzania i Administracji w Opolu.
• [2] www.comarch.pl/administracja-publiczna/produkty/comarch-ezd/wdrozenie-systemu-comarch-ezd/
• [3] www.aplitt.pl/e-faktura-a-eod/
• [4] www.aplitt.pl/e-faktura-a-eod/#eod
• [5] www.kotrak.com/pl/oferta/workflow/...
• [6] www.www.baseline.pl/obieg-dokumentow/...
• [7] www.archman.pl/obieg-dokumentow-w-urzedzie-jak-to-dziala/
• [8] www.samorzad.infor.pl/temat_dnia/570770,Obieg-dokumentacji-w-urzedzie.html.
• [9] file:///C:/Users/wlode/Downloads/2012_09_21_14_00_29_zal_do_zarz_docflow08.2012.pdf
• [10] www.sip.lex.pl/akty-prawne/dzienniki-resortowe/instrukcja-kancelaryjna-oraz-jednolity-rzeczowy-wykaz-akt-33843949
• [11] www.pl.wikipedia.org/wiki/Instrukcja_kancelaryjna
• [12] www.enova.pl/blog/poradnik-przedsiebiorcy/elektroniczny-obieg-dokumentow-w-urzedzie-5-krokow-do-wdrozenia/
• [13] www.docway.pl/blog/elektroniczne-zarzadzanie-dokumentacja-a-obieg-dokumentow/
• [14] www.symfonia.pl/edokumenty/pl/elektroniczny-obieg-dokumentow/
• [15] Kodeks postępowania administracyjnego - Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku.
• [16] Instrukcja Kancelaryjna, § 1 ust. 1 i 2 Załącznika nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów, akt oraz instrukcji w spra-wie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011r. nr 14 poz. 67).
• [17] Rozporządzenie instrukcyjne, § 2. pkt. 14. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i za-kresu działania archiwów zakładowych.
• [18] Kijanka P., Nota kancelaryjna, www.pl.wikipedia.org/wiki/System_kancelaryjny#/media/Plik:Dziennik_podawczy.jpg.
• [19] System kancelaryjny, www.pl.wikipedia.org/wiki/System_kancelaryjny.
• [20] Kijanka P., www.pl.wikipedia.org/wiki/System_kancelaryjny#/media/Plik:Spis_spraw.jpg.
• [21] Samorząd terytorialny - definicja, Europejska Karta Samorządu Terytorialnego art. 3 ust. 1.
• [22] O gminie, www.krapkowice.pl/13664/2901/o-gminie.html, stan na 30.06.2022 dot. powiatu krapkowickiego.
• [23] Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Krapkowicach, www.bip.krapkowice.pl/14130/2151/schemat-graficzny-urzedu-miasta-i-gminy-w-krapkowicach.html.
• [24] Aplikacja Gmina Krapkowice.
• [25] Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta, www.krapkowice.eboi.pl/Account/LogIn.
• [26] Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, Epuap, www.zus.info.pl/epuap/.
• [27] System EZD PROTON, www.nefeni.pl/produkt/system-ezd-proton/.
• [28] Dokumentacja w UMiG Krapkowice.

Uwagi

Opracowanie rekordu ze środków MNiSW, umowa nr POPUL/SP/0154/2024/02 w ramach programu "Społeczna odpowiedzialność nauki II" - moduł: Popularyzacja nauki i promocja sportu (2025).