Ocena skuteczności procesu audytów wewnętrznych z wykorzystaniem metody ABCD Suzuki

• Autorzy: Szkiel Agata

Identyfikatory

DOI

10.15199/46.2023.1.2

Warianty tytułu

EN

Assessing the effectiveness of the internal audit process using ABCD Suzuki method

• Języki publikacji: PL

Abstrakty

PL

Cel: Celem badania jest ocena postrzegania przez audytorów wewnętrznych oraz pełnomocników ds. systemu zarządzania jakością Uniwersytetu Morskiego w Gdyni czynników wpływających na skuteczność procesu audytu wewnętrznego systemu zarządzania jakością. Projekt badania/metodyka badawcza/koncepcja: Do realizacji celu pracy zastosowano analizę piśmiennictwa poświęconego skuteczności audytu wewnętrznego systemu zarządzania jakością oraz metodę ABCD Suzuki. Wyniki/wnioski: Zdaniem ankietowanych skuteczność audytu wewnętrznego w największym stopniu determinują: komunikacja między zespołem audytującym i audytowanymi pracownikami, przygotowanie audytora do audytu, zaangażowanie kierowników audytowanych komórek w proces audytu, zaangażowanie audytorów w realizację działań audytowych oraz kompetencje audytorów w zakresie systemu zarządzania jakością wdrożonego w organizacji. Doskonaląc proces audytu wewnętrznego, organizacja powinna ukierunkować działania na poprawę tych właśnie czynników. Ograniczenia: Przedmiotem badania był tylko audyt wewnętrzny systemu zarządzania jakością, badanie zostało przeprowadzone na grupie audytorów wewnętrznych oraz pełnomocników ds. systemu zarządzania jakością tylko jednej organizacji. Uzyskane wyniki nie mogą być więc uogólnione na całą populację organizacji posiadających wdrożony system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001:2015 i odniesione do wszystkich rodzajów audytów. Badania przeprowadzone w organizacjach innego typu, np. produkcyjnych, o różnym stopniu dojrzałości systemu zarządzania, a także poświęcone innym rodzajom audytów (np. zewnętrznym – drugiej i trzeciej strony), mogłyby dostarczyć inne wyniki. Ponadto badaniem nie objęto opinii innych stron zaangażowanych w proces audytu, np. kierownictwa Uczelni, pracowników oraz kierowników audytowanych komórek, którzy mogą inaczej postrzegać czynniki wpływające na skuteczność audytu. Zastosowania praktyczne: Wyniki mogą być wykorzystane przez Uniwersytet Morski w Gdyni podczas określania i wdrażania działań mających na celu zwiększanie skuteczności procesu audytu wewnętrznego oraz jego zdolności do tworzenia wartości dodanej dla Uczelni. Mogą być także inspiracją dla innych organizacji posiadających wdrożony system zarządzania jakością do analizy czynników wpływających na skuteczność audytów wewnętrznych prowadzonych w ramach ich systemów zarządzania. Oryginalność/wartość poznawcza: Badania poświęcone ocenie skuteczności audytów wewnętrznych z wykorzystaniem metody ABCD Suzuki dotychczas nie były prowadzone. Umożliwiły wskazanie czynników w największym i najmniejszym stopniu determinujących jakość audytów.

EN

Purpose: The aim of the study is to assess the perception by internal auditors and quality management system representatives of Gdynia Maritime University of factors affecting the effectiveness of the internal audit process of the quality management system. Design/methodology/approach: To achieve the objective of the work, an analysis of literature on the effectiveness of the internal audit of the quality management system and the ABCD Suzuki method were used. Findings/conclusions: According to the respondents, the effectiveness of the internal audit is determined to the greatest extent by communication between the auditing team and the audited employees, the preparation of the auditor for the audit, the involvement of the managers of the audited units in the audit process, the involvement of auditors in the implementation of audit activities and the auditors’ competence in the field of quality management system implemented in the organization. When improving the internal audit process, an organization should focus its efforts on improving these factors. Research limitations: The subject of the study was only the internal audit of the quality management system, the study was conducted on a group of internal auditors and quality management system representatives of only one organization. Therefore, the obtained results cannot be generalized to the entire population of organizations that have implemented a quality management system compliant with ISO 9001:2015 and referred to all types of audits. Studies conducted in other types of organizations, e.g. production organizations, with different levels of maturity of the management system, as well as other types of audits (e.g. external – second and third party), could provide different results. In addition, the survey did not include the views of other parties involved in the audit process, e.g. the university authorities, personnel and heads of audited units, who may have a different perception of the factors affecting audit effectiveness. Practical implications: The results can be used by the Gdynia Maritime University when defining and implementing actions aimed at increasing the efficiency of the internal audit process and its ability to create added value for the university. They can also inspire other organisations with a quality management system in place to analyse the factors affecting the effectiveness of internal audits conducted as part of their management systems. Originality/value: Research on the assessment of the effectiveness of internal audits using the ABCD Suzuki method has not been conducted so far. They made it possible to indicate the factors that determine the quality of audits to the greatest and least degree.

Słowa kluczowe

PL

audyt wewnętrzny; system zarządzania jakością; ISO 9001:2015; metoda ABCD Suzuki

EN

internal audit; quality management system; ISO 9001; ABCD Suzuki method

• Wydawca: Wydawnictwo SIGMA-NOT
• Czasopismo: Problemy Jakości
• Rocznik: 2023
• Tom: R. 55, nr 1
• Strony: 9--18
• Opis fizyczny: Bibliogr. 40 poz., tab.

Twórcy

autor

Szkiel Agata

• Uniwersytet Morski w Gdyni, ul. Morska 81-87, 81-225 Gdynia, Polska

• https://orcid.org/0000-0001-8004-32274

Bibliografia

• [1] Auditing Practices Group. 2020. „Guidance on internal audits”. The International Organization for Standardization. https://committee.iso.org/home/tc176/iso-9001-auditingpractices-group.html [dostęp: 5.12.2022].
• [2] Bednarek Piotr. 2016. „Wpływ kierownictwa wyższego szczebla i komitetu audytu na wartość dodaną audytu wewnętrznego”. Studia Ekonomiczne. Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach 268: 34–42.
• [3] Chiarini Andrea, Paola Castellani, Chiara Rossato, Nicola Cobelli. 2021. „Quality management internal auditing in small and medium-sized companies: an exploratory study on factors for significantly improving quality performance”. Total Quality Management & Business Excellence 32(16): 1829–1849.
• [4] Cholewa-Wójcik Agnieszka, Agnieszka Kawecka, Carlo Ingrao, Valentina Siracusa. 2019. „Socio-Economic Requirements as a Fundament of Innovation in Food Packaging”. Journal of Entrepreneurship, Management and Innovation 1(15): 231–256.
• [5] Cholewa-Wójcik Agnieszka. 2014. Usefulness verification of the ABCD-Suzuki method in order to analyse the consumer’s needs and requirements concerning cosmetics product packaging. W Lewandowski Jerzy, Walaszczyk Anna, Jałmużna Irena (eds.) Product and Packaging. Contemporary Challenges, 35–48. Łódź: Wydawnictwo Politechniki Łódzkiej.
• [6] Dzwolak Waldemar. 2009. „Audity w zarządzaniu jakością i bezpieczeństwem żywności”. Przemysł Spożywczy 2(63): 32–35.
• [7] Dzwolak Waldemar. 2018. „Developing a hazard analysis worksheet in a small food business with the application of a T-shaped matrix diagram”. Food Control 87: 180–191.
• [8] Dzwolak Waldemar. 2019. „Assessment of HACCP plans in standardized food safety management systems – The case of small-sized Polish food businesses”. Food Control 106(2): 106716.
• [9] Golińska Ewa. 2019. „Skuteczna komunikacja w procesie auditu wewnętrznego”. Marketing i Rynek/Journal of Marketing and Market Studies XXVI(11): 55–62.
• [10] Habelman Joanna. 2015. „Audyt zintegrowanego systemu zarządzania w świetle wymagań norm ISO w przedsiębiorstwie X”. Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego 864. Finanse, Rynki Finansowe, Ubezpieczenia 76: 61–73.
• [11] Jedynak Piotr. 2007. Ocena znormalizowanych systemów zarządzania jakością. Instrumenty i uwarunkowania wartości. Kraków: Wyd. Uniwersytetu Jagiellońskiego.
• [12] Kaziliunas Adolfas. 2008. „Problems of auditing using quality management systems for sustainable development of organizations”. Technological and Economic Development Of Economy. Baltic Journal On Sustainability 14(1): 64–75.
• [13] Kleniewski Antoni. 2016. „Nowe wyzwania dla auditorów systemów zarządzania jakością zgodnych z wymaganiami normy IO 9001:2015”. Problemy Jakości (7–8): 50–54.
• [14] Klochkov Yury, Elena Klochkova, Natalia Solopova, Vladimir Kuzmin, Kseniya Kikkas. 2017. „Development of the internal audit procedure”. International Conference on Infocom Technologies and Unmanned Systems (Trends and Future Directions), Amity University Dubai: 738–744.
• [15] Knop Krzysztof. 2016. „Using a QFD method and CTQ tree to identify the areas needing improvement in the product – farm truck trailer”. Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej. Organizacja i Zarządzanie 87: 219–236.
• [16] Kromer Bożenna, Anna Rychły-Lipińska. 2009. „Audit wewnętrzny w ujęciu procesowym”. Problemy Jakości (8): 42–46.
• [17] Kromer Bożenna, Anna Rychły-Lipińska. 2010. „Etyczne aspekty pracy auditora wewnętrznego”. Problemy Jakości (5): 26–31.
• [18] Lisiecka Krystyna, Mira Lisiecka-Biełanowicz. 2016. „Kryteria oceny jakości audytu w organizacjach”. Przedsiębiorstwo we współczesnej gospodarce – teoria i praktyka 17(2): 39–53.
• [19] Łańcucki Jerzy (red.). 1997. Zarządzanie jakością w przedsiębiorstwie. Bydgoszcz: Oficyna Wydawnicza Ośrodka Postępu Organizacyjnego.
• [20] Łuczak Jacek, Alina Matuszak-Flejszman. 2007. Metody i techniki zarządzania jakością. Kompendium wiedzy. Poznań: Quality Progress.
• [21] Łuczak Jacek. 2006. Metody i techniki zarządzania jakością. W Łańcucki Jerzy (red.) Podstawy kompleksowego zarządzania jakością TQM, 267–314. Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Poznaniu.
• [22] Michalak Agnieszka. 2008. „Audity wewnętrzne”. Problemy Jakości (10):16–22.
• [23] Michalak Agnieszka. 2010. „Zarządzanie programem auditów”. Problemy Jakości (12): 31–36.
• [24] Miller Piotr. 2011. Systemowe zarządzanie jakością. Koncepcja systemu, ocena systemu, wspomaganie decyzji. Warszawa: Difin.
• [25] Miśniakiewicz Małgorzata, Jacek Łuczak. 2016. Triathlon Events. W Cantino Valter, De Vincentiis Paola, Racca Gabriela (ed.) Risk management: perspectives and open issues. A multi-disciplinary approach, 580–592. London: McGraw- Hill Education.
• [26] Molenda Michał, Patrycja Hąbek, Witold Biały. 2015. Audyt wewnętrzny jako skuteczna metoda diagnozowania systemu zarządzania jakością kształcenia na uczelni wyższej. W Biały Witold, Fries Jiří (red.) Edukacja oraz wykorzystanie inżynierów w technice XXI wieku, 81–92. Gliwice: Wydawnictwo PA Nova.
• [27] Molenda Michał. 2014. „Wybrane problemy planowania i realizowania wewnętrznych audytow systemu zarządzania jakością”. Przegląd Organizacji 11: 16–22.
• [28] Orlik Małgorzata, Krzysztof Knop. 2019. „Wykorzystanie metody ABCD-Suzuki do rangowania potrzeb i wymagań klientów w odniesieniu do wybranego wyrobu elektronicznego”. Archiwum Wiedzy Inżynierskiej 4(1): 22–25.
• [29] Pacana Andrzej, Karolina Czerwińska. 2021. „Improving the quality of the friction welding process of steel components”. System Safety: Human – Technical Facility – Environment 3(1): 47–54.
• [30] PN-EN ISO 19011:2018 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania. Warszawa: Polski Komitet Normalizacyjny.
• [31] Rogala Piotr, Wioletta Wereda. 2015. „Factors Affecting the Effectiveness of Internal Audits of Quality Management System”. Hyperion International Journal of Econophysics and New Economy 8(2): 401–408.
• [32] Rogala Piotr. 2015. „Why do internal audits fail? The internal auditors’ perspective”. 9th International Quality Conference, University of Kragujevac: 367–373.
• [33] Rogala Piotr. 2017. „Etyka zawodowa audytorów wewnętrznych – studium przypadkow”. Problemy Jakości (3): 17–20.
• [34] Sadulak Michał, Krzysztof Knop. 2021. „Analiza niezgodności spawalniczych w konstrukcjach stalowych”. Archiwum Wiedzy Inżynierskiej 6(1): 3–8.
• [35] Skowron Paweł. 2012. „Audity, działania korygujące i zapobiegawcze jako mechanizmy doskonalenia systemów zarządzania – doświadczenia badanych organizacji”. Nauki o Zarządzaniu. Management Sciences 3(12): 103–116.
• [36] Stadnicka Dorota. 2008. „Audity wewnętrzne a system zarządzania jakością”. Problemy Jakości (8): 45–48.
• [37] Szczęśniak Bartosz. 2020. „A spreadsheet to support the Suzuki ABCD method”. Scientific Papers Of Silesian University of Technology. Organization and Management Series 142: 205–216.
• [38] The International Organization for Standardization. 2021. „The ISO Survey”. https://www.iso.org/the-iso-survey.html [dostęp: 12.12.2022].
• [39] Wiśniewska Małgorzata, Ewa Malinowska. 2011. Zarządzanie jakością żywności. Systemy, koncepcje, instrumenty. Warszawa: Difin.
• [40] Zając Romana. 2017. „Audit wewnętrzny w doskonaleniu systemu zarządzania – wyniki badań ankietowych”. Problemy Jakości (6): 32–37.

Uwagi

Opracowanie rekordu ze środków MEiN, umowa nr SONP/SP/546092/2022 w ramach programu "Społeczna odpowiedzialność nauki" - moduł: Popularyzacja nauki i promocja sportu (2022-2023).